Procedura per la modifica delle date e della destinazione nelle prenotazioni dei voli

Questa procedura delinea i passaggi che gli agenti del servizio clienti devono seguire quando un cliente richiede modifiche alle date o alla destinazione della prenotazione del volo

Questo vale per tutti gli agenti del servizio clienti che gestiscono le modifiche alla prenotazione dei voli per la nostra agenzia. Gli agenti del servizio clienti sono responsabili dell'esecuzione di questa procedura in modo rapido e accurato, garantendo la soddisfazione del cliente e il rispetto delle politiche delle compagnie aeree

Procedura

Verifica i dettagli della prenotazione
- Chieda al cliente il numero di riferimento della prenotazione.
- Accedere al sistema di prenotazione e recuperare i dettagli del volo del cliente.
- Confermi le date e la destinazione attuali del volo con il cliente.

Conferma la fattibilità della modifica
- Controlli le politiche della compagnia aerea per le modifiche di data e destinazione per lo specifico biglietto acquistato.
- Informa il cliente di eventuali restrizioni, commissioni o differenze tariffarie applicabili.
- Confermi con il cliente che desidera procedere con le modifiche.

Modifiche alla data di elaborazione
- In caso di modifica delle date:
- Chieda al cliente le nuove date preferite.
- Verifichi la disponibilità per le nuove date.
- Confermi le nuove opzioni di volo con il cliente, comprese eventuali modifiche alla tariffa.
- Ottenere l'approvazione del cliente prima di procedere.

Modifiche alla destinazione del processo
- In caso di modifica della destinazione:
- Richiedere la nuova destinazione al cliente.
- Cerca i voli disponibili per la nuova destinazione.
- Discuti le nuove opzioni di volo con il cliente, comprese le differenze tariffarie.
- Ottenere il consenso del cliente prima di apportare modifiche.

 Calcola costi aggiuntivi
- Calcola eventuali costi aggiuntivi, comprese le spese di modifica e le differenze tariffarie.
- Comunica il nuovo costo totale al cliente.
- Disporre il pagamento di eventuali costi aggiuntivi, se necessario.

Aggiorna la prenotazione
- Una volta che il cliente ha accettato le modifiche e gli eventuali costi aggiuntivi:
- Aggiorna i dettagli della prenotazione nel sistema.
- Si assicuri che tutti i nuovi dettagli del volo siano corretti.
- Emettere nuovi biglietti o conferme di prenotazione.

Conferma le modifiche con il cliente
- Invia l'itinerario aggiornato al cliente tramite e-mail o il metodo di comunicazione preferito.
- Confermi che il cliente ha ricevuto le nuove informazioni sulla prenotazione.
- Ricordi al cliente di controllare immediatamente il nuovo itinerario per eventuali errori.

Documenta la modifica
- Prendere nota delle modifiche nel registro delle prenotazioni del cliente.
- Documenta tutte le interazioni con i clienti nel sistema CRM.
- Archiviare la corrispondenza o le ricevute pertinenti.

Note aggiuntive
- Rispetta sempre le politiche della compagnia aerea durante l'elaborazione delle modifiche.
- Assicurarsi che il cliente sia consapevole dei potenziali impatti sulle prenotazioni alberghiere o su altre modalità di viaggio.
- Sia empatico e fornisca alternative se le modifiche desiderate non sono possibili.