Che cos'è il CLM?

I team legali moderni sono giunti alla conclusione di aver bisogno di un software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) per organizzare i loro accordi, aumentare la produttività e posizionarsi come partner commerciale.

Chiamate in modo efficace, le soluzioni CLM gestiscono il ciclo di vita del contratto, il che significa che aiutano nelle fasi del processo di contrattazione, tra cui:

Creazione di un contratto

• Redazione di una proposta di contratto
• Modificare un contratto (chiamato anche redlining)
• Finalizzazione di un contratto

Esecuzione di un contratto

• Firma
• Controfirma

Gestire un contratto

• Archiviazione di un accordo eseguito
• Estrarre dati da un contratto per analizzare obblighi, opportunità e rischi
• Inserimento dei dati contrattuali estratti in un altro sistema

Centralizzi e organizzi i suoi contratti.

La base di una soluzione di gestione del ciclo di vita dei contratti è un archivio di contratti, che è un sistema di archiviazione online centrale per tutti i suoi contratti. Un repository si connette a tutti i dispositivi locali e ai sistemi di cloud storage che utilizza, raccoglie tutti i contratti che ha in questi sistemi, quindi La aiuta a organizzarli in un portafoglio di contratti coeso. Avere un unico posto per gestire i suoi contratti li rende più facili da trovare e proteggere. Ciò è particolarmente importante quando diversi reparti, come vendite, marketing e finanza, redigono ed eseguono i propri accordi.

Redigere contratti più velocemente (e con facilità)

La maggior parte dei sistemi CLM ha una funzione di gestione del flusso di lavoro che La aiuta a tenere traccia dei contratti dalle bozze iniziali alle redline fino agli accordi definitivi. Ciò garantisce che tutti sappiano dove si trova ogni contratto nella sua pipeline di trattative e aiuta a risolvere i colli di bottiglia identificando chi è responsabile di quale attività in ogni fase.

Standardizzare il linguaggio contrattuale

Le soluzioni avanzate di gestione del ciclo di vita dei contratti fanno un ulteriore passo avanti, consentendo a chiunque all'interno dell'organizzazione di assemblare contratti utilizzando un linguaggio standard e modelli legali. Ciò significa che ogni contratto è redatto in meno tempo e con meno supervisione legale. È una vittoria per tutte le parti coinvolte. Inoltre mantiene il linguaggio contrattuale standardizzato, quindi le versioni «una tantum» delle sue politiche e best practice standard non diventano accordi vincolanti.

Estrarre dati critici dai contratti

Alcune delle domande più difficili a cui rispondere per molte organizzazioni sono: «quanti dei miei contratti si rinnovano il prossimo trimestre?» o «quanti contratti con i dipendenti sono conformi alle nuove normative approvate il mese scorso?»

Molti team legali cercano di tenere traccia di questi dati quando i contratti vengono eseguiti, ma a meno di leggere effettivamente ogni accordo, pochi possono rispondere alle domande contrattuali in tempo reale quando vengono presentate. Il moderno software CLM è in grado di estrarre questi dati da tutti i suoi accordi legali, in modo da avere risposte accurate ogni volta che ne ha bisogno.